1. À PROPOS DU CABINET RH : QUI NOUS SOMMES

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Le Cabinet RH inc. (« Cabinet RH ») est une firme spécialisée en prévention, gestion et règlement des différends en milieu de travail. 

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2.QUELS SONT LES OBJECTIFS DE CETTE POLITIQUE?

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Le Cabinet RH reconnait l’importance de protéger les renseignements personnels recueillis ou portés à notre connaissance dans le cadre des services dispensés à notre clientèle.  

 

Pour cette raison, nous nous engageons à protéger la confidentialité et la sécurité des données personnelles que nous pourrions recueillir de nos clients ou de particuliers, lors de la réalisation de nos mandats ou dans le cadre de notre offre de services.  

 

La présente politique vise essentiellement à :

 

• fournir un cadre de référence et énoncer nos principes directeurs et nos pratiques en matière de collecte, d’utilisation, de divulgation et de conservation des renseignements personnels de nos clients et des personnes physiques impliquées dans le cadre de nos services. 

 

• énoncer un processus de gestion des demandes relatives à la gestion des renseignements personnels par le Cabinet RH.

 

Nous nous engageons à traiter tout renseignement personnel qui nous est communiqué avec le plus grand soin, en fonction de la présente politique et de la législation applicable. 

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3. À QUI S’APPLIQUE LA POLITIQUE?

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a. La Politique s’applique à tous les employés du Cabinet RH. 

b. La Politique s’applique à tous les types de mandats ou de services rendus à la clientèle du Cabinet RH.

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4. DÉFINITIONS

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3.1 Renseignement personnel

 

Un renseignement personnel est une donnée relative à une personne physique et qui permet de l’identifier, soit de manière indépendante ou lorsque combinée avec d’autres données.  En d’autres mots, un renseignement personnel est toute information qui permet, de façon directe ou indirecte, d’identifier de façon unique une personne. Les renseignements personnels n’incluent pas l’information liée à l’exercice d’une fonction au sein d’une entreprise (ex. : adresses de courriel, numéro de téléphone professionnel, le titre d’emploi, etc.).

 

3.2 Clientèle ou client du Cabinet RH

 

Toute personne, physique ou morale, qui requiert les services et conseils professionnels de la part des employés du Cabinet RH. Cette définition inclut la clientèle prospective qui envisage la possibilité de faire affaire avec le Cabinet RH. 

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5. QUELS SONT LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS PAR LE CABINET RH?

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Dans le cadre de nos activités, nous recueillons les renseignements personnels qui sont nécessaires à la prestation de nos services. Voici des exemples de renseignements personnels que nous sommes appelés à traiter dans le cadre de nos mandats :

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• des renseignements biographiques permettant d’identifier les personnes impliquées et de communiquer avec elles, tels que leurs coordonnées personnelles. 

• des renseignements personnels fournis par nos clients ou pour leur compte ou que nous générons dans le cadre de la prestation de nos services, tels des informations contenues au dossier d’employé des personnes impliquées ou des informations concernant des membres de l’organisation.

• des renseignements que des participants à des rencontres nous fournissent, par exemple des besoins en matière d’accommodement, incluant des renseignements sensibles comme l’origine ethnique ou nationale, l’état de santé ou l’orientation sexuelle.

• des renseignements relatifs au recrutement, tel un curriculum vitae, des attestations d’études et des antécédents professionnels, les informations en lien avec une adhésion à des associations professionnelles, la vérification des antécédents judiciaires, et tout autres renseignements pertinents au potentiel recrutement d’employés au sein du Cabinet RH. 

• tous les autres renseignements personnels qu’une personne physique ou morale peut nous fournir. 

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6. DE QUELLE MANIÈRE RECUEILLONS-NOUS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

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Nous recueillons, générons ou recevons des renseignements personnels de différentes façons dans le contexte de la réalisation de nos mandats ou dans le cadre de nos activités, par exemples :   

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• lorsqu’ils nous sont fournis directement, que ce soit à l’oral ou à l’écrit. 

• au moment d’une inscription à une formation offerte au public ou qu’une personne communique avec nous par courriel ou via les médias sociaux.

• de la part de nos clients ou leur représentant, par exemple, un employeur ou un établissement scolaire, dans le contexte de notre procédure d’acceptation et de prise en charge de mandats.

• des sources disponibles publiquement.

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7. POURQUOI UTILISONS-NOUS DES RENSEIGNEMETS PERSONNELS?

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Le Cabinet RH utilise des renseignements personnels après avoir obtenu le consentement de la personne visée par ceux-ci, ou en conformité avec la législation applicable. Par exemple, nous utilisons des renseignements personnels pour les fins suivantes :  

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• Exécution d’un mandat : lorsque des renseignements sont nécessaires pour conclure ou exécuter un mandat, par exemple une médiation, une enquête sur une plainte de harcèlement psychologique, une analyse de climat de travail, etc.

• Attestations de présence : lorsque les renseignements sont nécessaires afin de remettre une attestation de présence à une formation à une personne qui y a assistée.

• Obligation légale :  lorsque les renseignements sont nécessaires afin de nous acquitter de nos obligations légales ou règlementaires, par exemple pour repérer la présence d’un conflit d’intérêts potentiel, réel ou apparent.

• Recherche, développement et amélioration continue : lorsque des renseignements personnels sont nécessaires afin d’effectuer des analyses permettant d’améliorer nos pratiques, nos processus et la qualité de nos services.

• Recours en justice : lorsqu’il est nécessaire d’utiliser des renseignements personnels dans le cadre d’un recours judiciaire, notamment afin de faire valoir nos droits. 

• Recrutement : lorsqu’une personne pose sa candidature à titre d’employé potentiel du Cabinet RH.

• Consentement : lorsque vous avez consenti à nous fournir vos renseignements personnels, notamment dans le cadre de la prestation de nos services.

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8. À QUI LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SONT-ILS DIVULGUÉS?

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Le Cabinet RH peut communiquer les renseignements personnels avec les tiers suivants :

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• nos conseillers professionnels (ex. : conseillers juridiques, financiers, commerciaux, sécurité informatique, etc.) et nos assureurs.

• nos fournisseurs de services tiers, par exemple des cabinets de traduction ou de comptabilité. Dans un tel cas, nous limiterons les données que nous communiquerons aux seuls renseignements qui sont nécessaires pour leur permettre de s’acquitter de leur mandat. 

• des autorités gouvernementales, des organismes responsables d’appliquer la loi ou des ordres professionnels, de même que lorsque la législation applicable l’exige. À titre d’exemples, nous pouvons partager des renseignements personnels afin de répondre à une ordonnance d’un tribunal ou à une assignation à témoigner, ou pour collaborer avec des organismes et autorités gouvernementaux.

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9. PENDANT COMBIEN DE TEMPS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SONT-ILS CONSERVÉS?

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Vos renseignements personnels seront conservés uniquement pour la durée nécessaire selon les fins pour lesquelles ils ont été recueillis, en conformité avec nos obligations légales.   

Si vous souhaitez en savoir plus à ce sujet, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées dans la section « Des questions? Communiquez avec nous! »

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10. QUELS SONT VOS DROITS EN LIEN AVEC VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS PAR LE CABINET RH? 

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Vous détenez certains droits en lien avec vos renseignements personnels. Vous pouvez ainsi notamment exercer les droits suivants, sous réserve de la législation applicable : 

 

• Accès : vous pouvez demander quels renseignements personnels nous détenons à votre sujet. Vous pouvez également demander d’y avoir accès. Dans certaines circonstances, une copie pourra vous être remise, sous réserve du droit applicable et moyennant les frais raisonnables de photocopies et/ou d’envois postaux.

 

• Exactitude : la loi exige que nous prenions les mesures raisonnables afin de nous assurer que les renseignements personnels que nous détenons soient exacts, complets, non trompeurs et actuels. 

 

• Rectification : vous pouvez demander de faire corriger tout renseignement personnel vous concernant qui serait incomplet ou inexact. 

 

• Retrait de votre consentement : lorsque leur traitement est fondé sur votre consentement, vous pouvez en tout temps retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation de vos renseignements personnels. Veuillez noter que certains services pourraient ne pas vous être offerts si vous décidez de retirer votre consentement à ce que nous utilisions les renseignements personnels nécessaires à la réalisation de nos mandats.

 

Ces demandes pourront être faites en communiquant avec nous aux coordonnées indiquées dans la section « Des questions? Communiquez avec nous! » 

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12. MODIFICATION À LA PRÉSENTE POLITIQUE 

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La présente politique sera révisée au besoin, par exemple afin de refléter des changements législatifs ou opérationnels. Nous nous assurerons que la version disponible sur notre site internet soit mise à jour en conséquence.   

Dernière mise à jour : 14 septembre 2023

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13. DES QUESTIONS? COMMUNIQUEZ AVEC NOUS! 

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N’hésitez pas à communiquer avec nous aux coordonnées suivantes pour toute question, demande ou préoccupation en lien avec la présente politique, de même que si vous souhaitez formuler une plainte relative à la gestion de vos renseignements personnels.   

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Responsable désignée à la protection des renseignements personnels : 

• Me Marie-Christine Lauzon

 

6 boul. Désaulniers, bureau 305, Saint-Lambert (Québec) J4P 1L3

Tél : 514-533-0173, poste 11 Téléc : 514-558-2547

mclauzon@lecabinetrh.com

www.lecabinetrh.com

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